Wenn die Idee für ein Projekt steht, steht als nächstes die Zielsetzung an – denn ohne ein konkretes Ziel kann man ja das Projekt nie abschließen. Bei der Zielsetzung und der Grobplanung hilft die Checkliste zur Projektplanung:
Wer? | Wer sind die Akteure? | Beteiligte |
Warum? | Warum wollen wir etwas tun? Welche
Themen/Probleme fordern uns heraus?
Welchen Bedarf wollen wir abdecken? | Zielkontext |
Für wen &
mit wem? | Wer ist die Zielgruppe unseres Projekts? | Zielgruppe |
Wozu? | Wozu wollen wir etwas tun? Was ist unser
Ziel? Was wollen wir erreichen? | Ziel |
Was? | Was wollen wir tun? Mit welchen Aktivitäten
wollen wir unsere Ziele erreichen? | Aktivitäten |
Wie? | Wie wollen wir arbeiten? Mit welchen
Methoden/Vorgehensweisen? | Methoden |
Wann? | Wann soll unser Projekt stattfinden? Wann
soll es enden? | Zeitrahmen |
Wo? | Wo soll unsere Arbeit stattfinden? | Standort |
Womit? | Womit wollen wir arbeiten? Wieviel kostet
das und was brauchen wir sonst noch dafür? | Geld- und
Sachmittel |
Wodurch? | Wie kann man erkennen, ob das
Projekt erfolgreich war? | Nachprüfbare Fakten |
Planungsphase
Wenn alle diese Fragen geklärt sind, geht das Projekt in die Planungsphase. In dieser Phase wird für alle Aktivitäten überlegt, welche Arbeitsschritte getan werden müssen. Außerdem wird festgehalten, wann diese Arbeitsschritte von wem getan werden. Die wichtigsten Fragen sind: Wer macht was wann? Welches Material brauchen wir? Müssen Absprachen getroffen werden?
Um den Überblick zu behalten, was gerade getan werden muss, lohnt es sich, alle Arbeitsschritte in einem Maßnahmenplan festzuhalten.
Maßnahmenplan mit ein paar Beispielen:
Was? | Wer? | Material? | Bis wann? |
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Einladungen entwerfen, Verteilen in Grundschule | Nils, Bodo, Kata, Sven | Buntes Papier, Kopien | bis 1. Mai, 20.5.-10.6. |
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Dokumentation: Fotos Text Layout | Jule Toby Nils | Kamera, Filme PC | bei jeder Aktion fertig August |
Abrechnung | Maja | Kasse, Kassenbuch, Quittungsblock | jeden Freitag |
Durchführungsphase
In dieser Phase geht es endlich richtig los: Arbeitsschritte, die zuvor geplant wurden, werden umgesetzt. Das erfordert gute Zusammenarbeit aller, und es kann bei großen Projekten sinnvoll sein, dass eineR oder mehrere dafür zuständig sind, den Überblick über den Zeitplan und alle Aktivitäten zu bewahren.
Abschlussphase
Wenn alle Aktivitäten, die das eigentliche Projekt ausmachen, abgeschlossen sind, tritt das Projekt in die Abschlussphase ein. Im Mittelpunkt steht die Reflektion: Wurde das Ziel des Projektes erreicht? Wie war die Zusammenarbeit in der Gruppe? Gibt es noch andere Erfolge über das Projektziel hinaus? Oder, falls das Projekt nicht so geklappt hat, wie geplant, wie kam es dazu? Schließlich wird der ganze Hergang des Projekts dokumentiert, z.B. durch ein Fotoalbum, einen Bericht auf der Homepage und Zeitungsartikel.
Beim Vergleich vieler Projekte hat sich gezeigt, dass es typisch ist, wenn alle Beteiligten sich zwischendrin richtig schlecht fühlen und das der Erfolg des Projekts infrage gestellt wird.
